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1、確定會議目的：在做商務會議策劃時，首先要明確會議的目的，這是整個會議的核心部分。確定好目的之后，可以列出會議的議題，這里可以將議題分為一個主要議題和其他幾個小議題。
 
2、確定會議場地：會議場地一般選擇在酒店或者是企業的會議室，這可以綜合會議的性質、參與人數等來綜合決定?？梢粤谐龆鄠€備選地點，逐一進行實地調研，主要需要看場地的地理位置、交通因素、內部設施、相關活動承載經驗、服務能力等，再擇優選擇。
 
 
3、確定會議流程：會議的流程一般包括嘉賓入場簽到、領導講話、PPT講解等，流程的設計應以高效為原則，需要刪除不必要的環節。以簽到為例，如果是大型會議，嘉賓比較多，若還是采用傳統紙質簽到，不僅效率低，還容易出錯，這里可以試一下大屏互動簽到，嘉賓掃碼即可完成簽到，信息自動錄入后臺，也方便管理，效率能提升不少。
 
 
4、確定會議邀請的嘉賓：這也需要根據會議的實際情況安排。以新品發布會為例，一般要邀請公司領導、業內知名人士、媒體記者等，確定好邀請的嘉賓之后，要提前發送邀請函，邀請函的選擇可以用紙質，或是電子邀請函，比較流行的有H5形式，或是大屏互動報名系統。
 
 
5、確定工作人員：這要提前做好具體的工作安排表，列好每個人需要負責的工作。要注意合理的組織安排會場工作人員，對會場人員進行管理培訓。如果是制作大型會議策劃方案，要提前至少30天準備，給活動設計留有足夠的時間。
 
6、確定會議預算：會議的場地租賃、物資購買等都需要不少資金支持，預算不同，會議的安排也是不同的。如果預算多，那能折騰的花樣也就更多了，比如可以找專業的活動策劃公司，這樣不僅可以減少主辦方的壓力，還能照顧到很多小細節。
 
7、準備會議物料：會議現場的大部分物料是需要經過設計的。包括會議的背景版、簽到臺、播放的PPT背景等，物料的設計應兼顧實用、體驗和美觀。
 
8、會議彩排：建議提前一到兩天多彩排幾次，將出現的問題解決掉，這樣在會議活動當天就可以避免了。