會(huì)議規(guī)劃以會(huì)議的目的為基礎(chǔ)，借助某些科學(xué)方法和藝術(shù)，構(gòu)思決策，規(guī)劃和設(shè)計(jì)，并制定規(guī)劃方案以實(shí)現(xiàn)最終的會(huì)議結(jié)果。良好的會(huì)議計(jì)劃必須深入了解具體的實(shí)施計(jì)劃。思考可行的方案，它必須在某些方面有所突破，有創(chuàng)造性的。
武漢會(huì)議公司在會(huì)議策劃之前，需要制定全面的活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃和活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)。這兩份文件將闡明活動(dòng)的執(zhí)行方向和方式以及活動(dòng)實(shí)施的所有細(xì)節(jié)。當(dāng)然，有時(shí)會(huì)議公司在策劃的時(shí)候經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃永遠(yuǎn)不會(huì)趕上變化。這也是測(cè)試員工專業(yè)水平的時(shí)候。
會(huì)議公司如何做好三方協(xié)調(diào)?在這里必須要提三個(gè)重要端口部分：客戶，場(chǎng)地和會(huì)議工作人員安排。
首先，問(wèn)題的客戶部分是因?yàn)橛锌傆胁粩嗟男孪敕??？蛻艨倳?huì)在現(xiàn)場(chǎng)有想法，因此會(huì)議公司需要高度響應(yīng)并努力滿足客戶。無(wú)論情況多么艱難，會(huì)議公司都必須盡力解決問(wèn)題。
其次，也很關(guān)鍵，會(huì)議公司必須與場(chǎng)地協(xié)調(diào)并做好溝通工作。會(huì)議公司們必須盡最大努力使場(chǎng)地與活動(dòng)充分合作，包括時(shí)間，場(chǎng)地布局和活動(dòng)調(diào)整。在選擇場(chǎng)地時(shí)，一般要考慮以下幾點(diǎn)：
一是場(chǎng)地的風(fēng)格和品味。場(chǎng)地是否選擇戶外更適合，還是室內(nèi)，比較常見(jiàn)，因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍?br />
不要小看酒店，因?yàn)榫频暌灿胁煌娘L(fēng)格，不同的定位;酒店的風(fēng)格是要與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一的，與企業(yè)文化相符合。
二是實(shí)用性。會(huì)議廳可容納多少人?講臺(tái)的大小?它配備投影設(shè)備和電源嗎?有遠(yuǎn)程麥克風(fēng)嗎?相關(guān)服務(wù)怎么樣?是否有住宿，酒，食品和飲料?價(jià)格合理嗎?有沒(méi)有浪費(fèi)空間?必須考慮這些因素且考慮周全。
三是方便性。主要媒體可否夠得著?離會(huì)議重要人物遠(yuǎn)近與否?交通是否便利?附近停車是否方便?
現(xiàn)場(chǎng)布置包括：
1、背景布局。主題背景板，內(nèi)容包含主題，會(huì)議日期，城市名稱，顏色，字體都要漂亮，顏色可以基于企業(yè)文化決定。
2、酒店的周邊布局，如酒店外橫幅，豎幅，浮動(dòng)氣球，拱形門等，每個(gè)酒店都不同。
3、放置座位。發(fā)布會(huì)較為嚴(yán)肅，會(huì)議通常放在講臺(tái)上，加上下面的辦公桌擺放;一些非正式的會(huì)議是圓桌會(huì)議。很多會(huì)議采用主席臺(tái)只有主持人位發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。
4、相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。
5、簽到與迎接;一般來(lái)說(shuō)，大堂，電梯和角落都有引導(dǎo)標(biāo)志。一般來(lái)說(shuō)，酒店有迎賓人員。大會(huì)將要求參與者留下名片。
最后就是內(nèi)部協(xié)調(diào)，這部分是反映活動(dòng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)專業(yè)性的標(biāo)準(zhǔn)。在活動(dòng)前夕必須有明確的現(xiàn)場(chǎng)分工，以確保信息溝通是無(wú)縫的，并且有默契。在活動(dòng)正式開(kāi)始之前，將至少舉行三次協(xié)調(diào)準(zhǔn)備會(huì)議。總控將需要控制每個(gè)環(huán)節(jié)。重點(diǎn)是材料，和活動(dòng)過(guò)程。有必要確保材料和流程按計(jì)劃完全到位，并且不需要反復(fù)檢查。在活動(dòng)開(kāi)始前至少應(yīng)舉行2次正式排練，以確保活動(dòng)順利無(wú)誤。
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