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為保證會議的成功，會前必須做好充分的準備；會議順利與否，關鍵在于會前的精心策劃。

1.會議場地布置

根據會議的人數和目的，可以選擇課桌式，宴會式，劇院式等各種臺型布置。一般武漢會務公司會根據您的要求來設計特別臺型，增加橫幅、廣告畫等等，讓您的會場更顯尊貴。

2.會議接待

找一家經驗豐富的會務公司，他們可以提供各種類型的會議服務咨詢，并可以根據您的會議目的，人數，財務預算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務策劃。

3.廣告產品設計與制作

安排設計會議產品展示，印刷邀請函和胸卡會議主題或產品介紹書。

4.會務設備

一般性的會議設備有：主席臺、演講臺、無線（有線）麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等，高等級的會議將根據要求提供專業舞臺、音響擴音系統、同聲傳譯系統、演出燈光系統、視聽設備、電視墻等。

5.會后總結

為使會議有一個更圓滿的效果，要花功夫整理會務資料，統計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會議意見，安排客戶返回等。